ATIPWN

Jak zorganizować bezpieczną imprezę masową?

Organizacja wydarzenia, które ma przyciągnąć setki lub tysiące osób, wiąże się z ogromną odpowiedzialnością za ich bezpieczeństwo. W praktyce odpowiedzialność ta oznacza konieczność skompletowania dziesiątków dokumentów wymienionych w ustawie. Jak nie zagubić się w gąszczu przepisów i zdobyć zezwolenie na organizację imprezy masowej na czas? Przedstawiamy praktyczny poradnik.

Definicja imprezy masowej

O imprezie masowej mówi się wtedy, gdy wiele osób gromadzi się w określonym miejscu i czasie, by wspólnie brać udział w wydarzeniu sportowym, artystycznym lub rozrywkowym. Prawo (ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych z 20 marca 2009 r.) wymaga wtedy od organizatora, by spełnił szereg określonych wymogów, które zapewnią bezpieczeństwo zgromadzonym. Liczba uczestników, która definiuje pojęcie imprezy masowej, różni się w zależności od charakteru i miejsca imprezy.

bim1

Jeśli impreza odbywa się w budynku (np. w hali sportowej), jest masowa, gdy bierze w niej udział minimum 500 osób, z wyjątkiem imprezy o charakterze sportowym, gdzie wystarczy już udział 300 osób, oraz imprezy o podwyższonym ryzyku (200 osób).

Jeśli natomiast impreza jest zorganizowana np. na stadionie lub innym obiekcie, który nie jest budynkiem, wtedy dolna granica dla bezpiecznej imprezy to 1000 osób, a dla imprezy o podwyższonym ryzyku – 300 osób.  Wspomniane podwyższone ryzyko ma miejsce, gdy w przeszłości na podobnych imprezach dochodziło do przemocy i agresji, lub gdy na postawie dostępnych informacji można przypuszczać, że taki element wystąpi. Imprezą o podwyższonym ryzyku będzie na przykład mecz piłkarski, przed którym kibice obu drużyn skrzykują się w Internecie na tzw. ustawkę.

Nie wszystkie wydarzenia, które gromadzą setki ludzi, będą uznawane za imprezy masowe. Ustawa wymienia także sytuacje, w których nie trzeba stosować się do jej przepisów. Wynika z niej, że imprezą masową nie będzie duże wydarzenie organizowane w teatrze, operze, filharmonii, kinie, muzeum, domu kultury i podobnych obiektach. Nie będzie nią także wydarzenie w szkole lub innej placówce oświatowej, wydarzenie sportowe dla dzieci i młodzieży czy osób niepełnosprawnych, a także imprezy zamknięte organizowane przez pracodawców do pracowników.

bim2

Również konferencje naukowe lub szkoleniowe, czy np. wytworne kolacje organizowane dla setek osób, nie będą uznawane za imprezy masowe, ponieważ nie mają ani charakteru sportowego ani artystyczno-rozrywkowego.

Jak zdobyć zezwolenie?

Jeśli twoja impreza spełnia powyższe warunki, nie może się odbyć bez zgody odpowiedniego organu. We wsi zezwolenie wydaje wójt, a w mieście burmistrz lub prezydent. By takie zezwolenie uzyskać, należy złożyć odpowiednio wypełniony wniosek wraz z załącznikami.
Co musi zawierać? Obowiązkowymi elementami wniosku są:

  • dane organizatora,
  • dane przedstawicieli organizatora, którzy będą występować w jego imieniu,
  • dane kierownika ds. bezpieczeństwa wytypowanego przez organizatora,
  • informacje o miejscu, terminie, godzinie i charakterze imprezy,
  • liczbę przewidzianych uczestników,
  • zgodę właściciela, lub zarządcy terenu na organizację na nim imprezy,
  • informację o tym, czy impreza będzie odpłatna.

W praktyce złożenie samego wniosku jest proste, w urzędach lub na ich stronach internetowych zwykle są dostępne gotowe formularze. To, na czym należy się skupić, to skompletowanie niezbędnych załączników. Zadanie nie jest proste, bo wszystkie dokumenty mogą liczyć nawet kilkadziesiąt stron, a brak któregokolwiek z nich może skutkować nieuzyskaniem zezwolenia na organizację imprezy.

Załączniki, o których nie można zapomnieć

Bezpieczeństwo uczestników jest najważniejsze podczas imprezy. Żeby urzędnicy mogli ocenić jego poziom, muszą wiedzieć, jak zabezpieczona będzie impreza, czy obiekt jest w dobrym stanie technicznym oraz sanitarnym i jakie zagrożenia mogą podczas wydarzenia wystąpić. Pierwszymi załącznikami będą więc opinie na ten temat wydane przez komendanta policji (1), komendanta Państwowej Straży Pożarnej (2), dyrektora pogotowia ratunkowego (3) i państwowego inspektora sanitarnego (4).

bim3

Kolejny załącznik ma pokazać, że impreza jest dobrze zaplanowana logistycznie. Na graficznym planie obiektu lub terenu (5), który przedstawimy w urzędzie, trzeba zaznaczyć: miejsce imprezy, drogi dojścia i odejścia uczestników, drogi dojazdowe dla służb ratowniczych i drogi ewakuacyjne. Konieczne jest wskazanie na planie punktu pomocy medycznej, punktów informacyjnych i punktów wody pitnej oraz hydrantów przyłączy wody, gazu, prądu, a także rozmieszczenia ludzi i służb porządkowych oraz sanitariatów.

W urzędzie trzeba także złożyć regulamin obiektu (4), program i regulamin imprezy (5), informację o ewentualnych zagrożeniach (6), w tym np. czy impreza jest wydarzeniem o podwyższonym ryzyku. Dodatkowo musimy przedłożyć zaświadczenie, że osoba, którą wyznaczyliśmy na kierownika ds. bezpieczeństwa, przeszła odpowiednie szkolenie (7).

bim4

Do wniosku załączamy też instrukcje postępowania w przypadku pożaru lub innego zagrożenia (8) oraz instrukcję dla służb porządkowych (9). Jeśli impreza jest płatna, urzędnicy będą żądać również polisy potwierdzającej ubezpieczenie się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom (10). A jeśli zamierzamy nagrywać wydarzenie, musimy wymienić wszystkie urządzenia monitorujące sprzęt i dźwięk (11).

bim5

To nie wszystkie wymagane dokumenty. W zależności od tego, gdzie ma odbyć się impreza, urzędnicy mogą wymagać dodatkowych informacji. Np. jeśli impreza będzie odbywać się na terenie Lasów Państwowych, konieczna będzie pisemna zgoda na jej przeprowadzenie, wydana przez kierownika odpowiedniej jednostki organizacyjnej Lasów Państwowych. Podobnie będzie w przypadku terenów wojskowych, parków krajobrazowych, lub narodowych itp.

Jak zdążyć ze wszystkim? Terminy

Całość dokumentów należy złożyć w urzędzie najpóźniej 30 dni przed planowanym wydarzeniem. Lepiej jednak zrobić to znacznie wcześniej. Dokumentów do złożenia jest bowiem bardzo dużo, a część z nich wymaga dodatkowego działania (np. przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa). Uzupełnienie każdego braku trwa, a organ, który wydaje zezwolenie, może podjąć decyzję nawet na 7 dni przed planowaną imprezą – jeśli będzie odmowna, niemożliwe będzie wtedy rozpoczęcie procedury od nowa.

Od decyzji wójta, burmistrza lub prezydenta miasta można się odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego, które będzie musiało odnieść się do sprawy w ciągu 4 dni.

Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych jest bardzo szczegółowa, a liczne przepisy na pierwszy rzut oka mogą odstraszać od organizacji takiego wydarzenia. Warto jednak pamiętać o tym, że prawo w rzeczywistości jest po naszej stronie – jeśli dopełnimy wszystkich ustawowych obowiązków, zyskamy pewność, że uczestnicy naszej imprezy będą bawić się bezpiecznie.


Kamil Traczyk
Dyrektor handlowy Impel Security Polska

Podziel się tym tekstem na:

Submit to FacebookSubmit to Google BookmarksSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn

Dodaj komentarz


Kod antyspamowy
Odśwież

Biuletyn Portalu

Patronujemy

ATIPWN2 

Blog

baner na OIM2

Jesteśmy na Facebooku